Microsoft Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung mit Microsoft verbindet E-Mail, Dokumente, Daten und Fachsysteme zu einem durchgängigen Ablauf. Velo Automations analysiert den realen Prozess, beseitigt unnötige Übergaben und automatisiert genau die Schritte, die zuverlässig standardisiert werden können. Power Platform, Microsoft 365, Dynamics 365 und KI-Agenten greifen dabei kontrolliert ineinander. Das Ergebnis sind kürzere Durchlaufzeiten, weniger manuelle Fehler und transparente Verantwortlichkeiten.
Erstgespräch vereinbarenViele Abläufe bestehen aus E-Mails, Excel-Listen, manuellen Prüfungen und mehrfacher Dateneingabe. Wir erfassen Auslöser, Rollen, Entscheidungen, Systeme und Ausnahmen als vollständigen Prozess. Dadurch wird sichtbar, wo Automatisierung echten Nutzen schafft und wo eine menschliche Entscheidung unverzichtbar bleibt.
Die Lösung folgt einem klaren Eingabe-Verarbeitung-Ausgabe-Modell. Eine Kundenanfrage kann etwa aus Outlook übernommen, mit einem KI-Agenten klassifiziert, fachlich freigegeben und anschließend als Angebot in Dynamics 365 oder Business Central angelegt werden. Jeder Schritt erhält Protokollierung und Fehlerbehandlung, damit der Ablauf auch außerhalb des Idealfalls beherrschbar bleibt.
Microsoft 365 Automatisierung nutzt die Werkzeuge, die Mitarbeitende bereits kennen. Outlook, Teams, SharePoint und Excel werden mit Power Automate, Dataverse und Dynamics 365 verbunden. Dabei vermeiden wir unnötige Datenkopien und definieren, welches System für welche Information führend ist.
Für komplexere Entscheidungen ergänzen Copilot Studio oder Azure AI den Prozess. Sprachmodelle übernehmen Einordnung und Extraktion, während Geschäftsregeln und Freigaben deterministisch bleiben. Diese Architektur verbindet Flexibilität mit Kontrolle. Sie ermöglicht intelligente Abläufe, ohne kritische Entscheidungen vollständig einer probabilistischen KI zu überlassen.
Eine Automatisierung ist erst erfolgreich, wenn sie im Alltag stabil arbeitet. Wir definieren Kennzahlen wie Durchlaufzeit, manuelle Bearbeitungsminuten, Fehlerquote und Rückfragen. Dashboards und Protokolle machen sichtbar, ob der Prozess die erwartete Wirkung erzielt und an welchen Stellen weitere Verbesserung möglich ist.
Betrieb umfasst Berechtigungen, Monitoring, Versionierung und Support. Änderungen werden kontrolliert von Entwicklung über Test nach Produktion übertragen. Mit klarer Governance können weitere Prozesse auf derselben Plattform entstehen. So wächst aus einem ersten Anwendungsfall eine wiederverwendbare Automatisierungsarchitektur für mehrere Fachbereiche.
Zum Abschluss dokumentieren wir Prozess, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und Wiederanlauf. Fachbereich und IT erhalten damit eine gemeinsame Grundlage für Betrieb, Support und weitere Optimierung. Das reduziert Abhängigkeiten und macht den Nutzen der Microsoft-Prozessautomatisierung dauerhaft nachvollziehbar.
Häufige Fragen
Gut geeignet sind wiederkehrende Abläufe mit digitalen Eingaben, klaren Regeln und hohem manuellem Aufwand. Ausnahmen sind möglich, sollten aber gezielt behandelt und an Menschen übergeben werden.
Nein. Häufig ist die Integration vorhandener CRM-, ERP- und Microsoft-365-Systeme sinnvoller. Die Automatisierung verbindet sie entlang des Prozesses und reduziert Medienbrüche.
Vor Projektstart werden Baseline und Zielkennzahlen festgelegt. Nach dem Go-live vergleichen wir Durchlaufzeit, Aufwand, Fehler und Nutzung mit dem Ausgangszustand.